Loi sur l’équité salariale pour les organisations sous réglementation fédérale : état actuel et prochaines étapes

Le 3 septembre 2024, de nombreuses organisations sous réglementation fédérale assujetties à la Loi sur l’équité salariale (la Loi) devaient avoir affiché la version définitive de leur plan d’équité salariale. Au-delà de cette obligation, les organisations doivent également préparer et déposer une déclaration annuelle et mettre à jour leur plan d’équité salariale.

Les travaux en matière d’équité salariale peuvent également avoir révélé des incohérences. Même si celles-ci ne sont pas visées par la Loi, aller au-delà des exigences permet de favoriser des pratiques de rémunération plus équitables et harmonisées.

Ce communiqué fait le point sur les prochaines étapes et rappelle quelques éléments essentiels à la conformité continue en matière d’équité salariale, tout en explorant des façons d’optimiser les pratiques de rémunération.

Les employeurs du secteur privé ont l’obligation de conserver une copie de la version définitive du plan d’équité salariale, ainsi que des documents relatifs à son établissement, et ce, jusqu’au jour où ils affichent la version définitive du plan mis à jour. Une conservation prolongée des dossiers peut faciliter la mise à jour du ou des plans.

Au-delà du respect des exigences légales de tenue de registres, une gestion documentaire rigoureuse facilite les réponses à de possibles questions, avis d’objections, plaintes ou enquêtes, et contribue à :

• Prévenir les erreurs d’interprétation et appuyer les décisions prises; et
• Assurer une cohérence dans la prise de décision et faciliter la prochaine mise à jour du plan d’équité salariale.

Les employeurs qui ont établi un plan d’équité salariale ont aussi l’obligation de déposer leur première déclaration annuelle à la Commissaire à l’équité salariale au plus tard le 30 juin suivant le troisième anniversaire de leur assujettissement à la Loi. Par exemple, une organisation devenue assujettie en août 2021, lors de l’entrée en vigueur de la Loi, devait afficher son plan au plus tard le 3 septembre 2024 et doit transmettre sa première déclaration annuelle d’ici le 30 juin 2025.

Toutefois, si une prolongation a été obtenue pour afficher la version définitive du plan, la première déclaration annuelle doit être déposée au plus tard le 30 juin de l’année suivante. Par exemple, si un employeur obtient une prolongation d’un an jusqu’au 3 septembre 2025, il devra déposer sa première déclaration annuelle d’ici le 30 juin 2026.

Si vous avez plus d’un plan d’équité salariale, les informations relatives à chaque plan doivent être fournies séparément, mais dans une seule déclaration annuelle.

Ensuite, une déclaration doit être déposée au plus tard le 30 juin de chaque année. Les renseignements restent généralement les mêmes d’une année à l’autre, sauf en cas de mise à jour du plan avant l’échéance de cinq ans.

Consultez notre aide-mémoire avant de remplir votre déclaration annuelle.

Les employeurs assujettis à la Loi doivent mettre à jour leur plan d’équité salariale au moins tous les cinq ans. Pour les employeurs assujettis à la Loi à son entrée en vigueur, cela signifie que la première mise à jour du plan est attendue au plus tard le 4 septembre 2029.

Cette mise à jour vise à corriger tout écart de rémunération découlant de changements susceptibles d’avoir eu une incidence sur l’équité salariale depuis l’affichage le plus récent du plan d’équité. Le maintien de l’équité salariale nécessitera plusieurs analyses au fil du temps. Ces mises à jour doivent être réalisées en comité si votre organisation compte :

• au moins 100 employé(e)s; ou
• des employé(e)s syndiqué(e)s.

Cette mise à jour est obligatoire tous les cinq ans, mais elle peut être faite plus fréquemment, par exemple chaque année, pour :

• Maintenir un plan actualisé qui reflète les récents changements survenus dans l’organisation;
• Simplifier l’exercice, qui peut être long et complexe tous les cinq ans en raison de l’analyse des changements survenus depuis le dernier affichage; et
• Éviter la constatation rétroactive d’écarts de rémunération.

Une approche proactive est donc suggérée pour maintenir l’équité salariale. Selon la culture et les relations de travail de l’organisation, des réunions du comité peuvent être organisées plus régulièrement pour réaliser des analyses ponctuelles lors de changements majeurs, tels que :

• La création d’une nouvelle catégorie d’emploi
• Le renouvellement d’une convention collective
• La mise en place d’une nouvelle structure salariale
• L’optimisation des pratiques de rémunération

Qu’elles soient formalisées ou non dans une mise à jour officielle du plan d’équité salariale, ces actions contribuent à assurer une rémunération équitable et le respect du cadre législatif.

Il est important que les organisations vérifient les dates et obligations propres à leur situation pour garantir leur conformité en matière d’équité salariale. Certaines situations particulières peuvent nécessiter un examen attentif :

• Employeurs du secteur privé sous réglementation fédérale assujettis après l’entrée en vigueur de la Loi : ces employeurs deviennent assujettis à la Loi le 1^er janvier suivant l’année où le nombre moyen d’employé(e)s atteint dix. Ils doivent ensuite afficher la version définitive du plan d’équité salariale dans les trois ans suivant cette date.
• Lors d’une fusion, acquisition ou restructuration : l’acquisition par transfert, location, vente ou fusion d’une entreprise ou d’un organisme sous réglementation fédérale peut modifier les obligations en matière d’équité salariale des parties concernées. Il est donc essentiel de bien évaluer les effets de ces changements pour anticiper les surprises et réaliser en temps opportun les travaux nécessaires.
• Changement de compétence : lorsqu’une organisation provinciale passe sous réglementation fédérale, des règles particulières s’appliquent.
• Changement de situation d’une organisation depuis les dernières obligations d’équité salariale, qu’il s’agisse d’un établissement ou d’une mise à jour du plan d’équité salariale : des modifications au sein d’une organisation peuvent influencer ses obligations lors de la mise à jour du plan d’équité salariale. Par exemple, l’apparition ou la disparition de groupes syndiqués peut modifier l’obligation de constituer un comité.

Selon la situation de chaque organisation, il peut être pertinent de confirmer les obligations applicables auprès de spécialistes.

L’équité salariale permet également d’établir un processus pour maintenir l’équité interne au sein de l’organisation. La mise en place de mécanismes réguliers de révision et de suivi des pratiques de rémunération entre les différents groupes d’employé(e)s permet de viser une équité interne à long terme favorisant une culture organisationnelle inclusive et équitable, y compris pour les catégories d’emplois neutres et à prédominance masculine.

L’analyse de l’équité salariale peut aussi révéler des enjeux plus larges. Par exemple, comme l’exercice ne considère pas les catégories d’emplois neutres, leur rémunération pourrait ne pas cadrer avec les principes d’équité interne. Certains emplois à prédominance masculine pourraient aussi être sous-évalués par rapport à d’autres emplois comparables. Enfin, même en l’absence d’écarts salariaux formels selon la Loi, il est important d’identifier et de corriger les déséquilibres internes pour garantir une rémunération équitable.

Pour discuter de la meilleure stratégie à adopter en fonction de votre réalité, communiquez avec nos spécialistes ou écrivez-nous.