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Pour les organisations sous juridiction fédérale, la date limite de la déclaration annuelle approche à grands pas! Au plus tard le 30 juin de chaque année civile, une déclaration annuelle doit être transmise par l’entremise du Portail officiel de la déclaration annuelle en matière d’équité salariale.
En plus de produire une déclaration annuelle, la Loi sur l’équité salariale (la Loi) prévoit une obligation de maintien exigeant une mise à jour du plan tous les cinq ans, selon la date initiale d’affichage de celui-ci. Pour les organisations assujetties à l’entrée en vigueur de la Loi le 31 août 2021, dont la date limite d’affichage du plan d’équité salariale était fixée au 3 septembre 2024, la date limite de mise à jour du plan est le 4 septembre 2029.
Les obligations relatives à la déclaration annuelle varient selon la date d’affichage du plan d’équité salariale et selon qu’une prolongation ait été obtenue ou non. Le tableau ci-dessous présente les principales échéances applicables selon la situation.
Les renseignements à fournir demeurent généralement les mêmes d’une année à l’autre, sauf lorsqu’une mise à jour du plan d’équité salariale (voir section suivante) est effectuée avant l’échéance de cinq ans.
Lorsqu’un employeur possède plus d’un plan d’équité salariale, les renseignements relatifs à chacun des plans doivent être transmis séparément dans une seule déclaration annuelle.
Consultez notre aide-mémoire avant de remplir votre déclaration annuelle.
Beaucoup de changements peuvent survenir entre le moment où une organisation affiche son plan final et celui où une mise à jour du plan est requise. L’approche de gouvernance, proposée par Normandin Beaudry, permet d’identifier les changements à surveiller au sein des programmes et politiques de rémunération globale et dans la conception organisationnelle pour atténuer les risques de non-conformité à la législation sur l’équité salariale. Cette approche tient compte de divers groupes concernés et des stratégies de collaboration à envisager pendant cette période de maintien. En somme, elle permet à l’organisation d’être bien préparée pour mettre à jour son plan dans les délais prescrits.
La mise à jour vise à corriger tout écart de rémunération découlant de changements pouvant avoir eu une incidence sur l’équité salariale depuis l’affichage du plus récent plan d’équité. Le maintien de l’équité salariale nécessitera plusieurs analyses au fil du temps et ces mises à jour doivent être réalisées en comité si votre organisation emploie :
La mise à jour est obligatoire tous les cinq ans, mais elle peut être faite plus fréquemment, par exemple chaque année, pour :
Une approche proactive est donc recommandée pour maintenir l’équité salariale. Selon la culture et les modes de collaboration en place, des rencontres de comité peuvent être tenues plus régulièrement afin de réaliser des analyses ciblées lors de changements majeurs comme :
Qu’elles soient formalisées ou non dans une mise à jour officielle du plan d’équité salariale, ces actions contribuent à assurer une rémunération équitable et le respect du cadre législatif.
L’équité salariale permet également d’établir un processus pour maintenir l’équité interne au sein de l’organisation. La mise en place de mécanismes réguliers de révision et de suivi des pratiques de rémunération entre les différents groupes d’emplois permet de viser une équité interne à long terme favorisant une culture organisationnelle inclusive, y compris pour les catégories d’emplois neutres et à prédominance masculine.
L’analyse de l’équité salariale peut aussi révéler des enjeux plus larges. Comme l’exercice ne considère pas les catégories d’emplois neutres, leur rémunération pourrait ne pas cadrer avec les principes d’équité interne. Certains emplois à prédominance masculine pourraient aussi être sous-évalués par rapport à d’autres emplois comparables. En résumé, même en l’absence d’écarts salariaux formels selon la Loi, il est important d’identifier et de corriger les déséquilibres internes pour garantir une rémunération équitable.
Forts de notre expertise en matière de législation sur l’équité salariale au Canada, nous encourageons une démarche de gouvernance proactive afin de bien vous préparer à la prochaine mise à jour de votre plan. Pour discuter de la meilleure stratégie à adopter en fonction de votre réalité, faites appel à nos spécialistes ou écrivez-nous.
