Adjoint(e) administratif(-ve), services internes et ressources humaines

Lieu de travail : MontréalTemporaireTemps plein

Fondée en 1992, Normandin Beaudry joue un rôle de premier plan dans le secteur des services-conseils en actuariat et rémunération globale au Canada. Depuis ses bureaux de Montréal, de Toronto et de Québec, une équipe de plus de 400 personnes sert une clientèle pancanadienne dans les diverses expertises au service de la rémunération globale : retraite, épargne, gestion d’actifs, administration des régimes de retraite, assurance collective, rémunération, santé, performance et communication.

Nous sommes à la recherche d’une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif pour un poste temporaire d’un an à temps plein à notre bureau de Montréal selon un mode de travail hybride.

Relevant de la cheffe de la direction des ressources humaines et des services administratifs, la personne titulaire du poste agira comme point d’appui administratif, organisationnel et opérationnel pour l’équipe RH. Elle contribuera notamment au processus de recrutement, à l’intégration des nouvelles ressources, à la coordination d’activités internes et au suivi de projets transversaux.

Ce rôle demande une grande rigueur, une excellente capacité de coordination, un bon jugement.

Tâches principales :

Soutien administratif, gestion des priorités et coordination de calendriers : assurer un soutien administratif quotidien auprès de la direction RH et de conseillères et conseillers; organiser les rencontres internes et externes; préparer les suivis; fournir une assistance lors de réunions, au besoin.
Service interne, communication et coordination des demandes : agir comme point de contact pour la clientèle interne et les fournisseurs externes; offrir un service à la clientèle hors pair; traiter les demandes administratives et les demandes de travaux selon les normes; assurer une communication soutenue avec les parties prenantes.
Gestion documentaire, correspondance et conformité : rédiger, réviser, mettre en page et distribuer des courriels, notes, lettres, formulaires, politiques, procédures et documents internes, tout en respectant les normes de qualité, de présentation et de confidentialité.
Soutien RH, recrutement et intégration : contribuer aux activités liées aux nouvelles embauches, aux formations, au recrutement, à l’intégration des nouvelles ressources et des stagiaires, à la gestion des boîtes courriel fonctionnelles, au suivi des candidatures, à la coordination d’entrevues et à la mise à jour des tableaux de bord.
Organisation d’événements, logistique et expérience employé : soutenir la planification et la coordination d’événements internes, de formations et d’activités liées aux stagiaires.
Suivi de projets, échéanciers et opérations courantes : gérer plusieurs projets ou dossiers simultanément, surveiller les échéances, les calendriers annuels, les procédures et les points de contrôle.

Formation et compétences requises :

Une formation en administration, en bureautique, en ressources humaines, en secrétariat ou dans toute autre discipline pertinente.
Une aisance avec la gestion de calendriers, de boîtes courriel partagées, de tableaux de suivi, de documents collaboratifs et de procédures administratives.
Une capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion, professionnalisme et discernement.
Une expérience en coordination d’événements, en recrutement, en intégration de nouvelles ressources ou en soutien à une équipe RH constitue un atout important.
La connaissance des programmes Office 365, CRM, ByD, M-Files et Teams est un atout.

Habiletés recherchées :

Adhésion aux valeurs de Normandin Beaudry : excellence, respect, initiative, collégialité.
Excellentes aptitudes en service à la clientèle.
Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
Maîtrise de la langue française et d’un anglais fonctionnel à l’oral et à l’écrit, car la personne en poste sera en relation avec une clientèle dont la langue d’affaires est l’anglais.
Capacité à bien établir les priorités et à traiter plusieurs dossiers simultanément.
Autonomie dans la gestion des tâches.
Sens aiguisé de l’organisation.
Sens des responsabilités.
Bon jugement.
Capacité à travailler en équipe et de manière autonome.

Pourquoi vous joindre à nous?

Pour occuper un rôle clé au cœur des opérations RH et administratives, avec une contribution concrète à l’expérience employé.
Pour travailler dans un poste polyvalent qui combine organisation, service interne, coordination, communication et soutien stratégique.
Pour contribuer à la qualité des processus internes, à la fluidité des opérations et à l’accueil positif des nouvelles ressources et des stagiaires.
Pour faire partie d’une équipe qui valorise la rigueur, la collaboration, l’initiative et le sens du service.

Si vous vous reconnaissez dans ce poste, et même si vous ne possédez pas toutes les exigences, envoyez votre CV à l’équipe Expérience NB à candidature@normandin-beaudry.ca et dites-nous comment vous pourriez contribuer à notre succès.

Nous valorisons l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI)

Chez Normandin Beaudry, nous reconnaissons que certains groupes de la population font face à des barrières systémiques qui créent des inégalités en emploi. C’est pourquoi nous avons pris l’engagement, envers notre personnel et les personnes candidates, de contribuer à réduire ces inégalités.

Nous honorons cet engagement à travers de multiples initiatives, dont l’amélioration continue de notre processus d’embauche. Celle-ci passe par la mise en place de mécanismes de réduction des biais inconscients, la diversification des réseaux de publication de nos offres d’emploi et la sensibilisation de l’ensemble des membres du personnel grâce à de la formation.

Nous souscrivons à un Programme d’accès à l’égalité en emploi et encourageons les femmes, les personnes en situation de handicap, les Autochtones ainsi que les membres des minorités visibles et ethniques à soumettre leur candidature.

Normandin Beaudry favorise un milieu de travail inclusif, où le respect des autres et de leurs différences est valorisé. Nous recherchons des candidatures diverses afin de nous doter de talents variés et à valeur ajoutée pour la firme. Si votre situation nécessite des arrangements spéciaux adaptés à votre réalité pendant le processus de sélection, veuillez nous en informer par courriel à experiencenb@normandin-beaudry.ca.

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