Lignes directrices récentes pour les régimes de retraite enregistrés en Ontario

L’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers (ARSF) a récemment publié des lignes directrices sur les sujets suivants, qui concernent directement les régimes de retraite de l’Ontario et leur administration :

• Gestion des risques liés aux technologies de l’information (« TI »)
• Modifications d’un régime de retraite
• Rôles et responsabilités des administrateurs de régimes de retraite

Ce communiqué résume les principaux éléments de chaque ligne directrice.

Comme le définit l’ARSF, les « risques liés aux technologies de l’information » comprennent les risques de perte financière, de perturbation ou de dommage opérationnel, ou de perte de réputation résultant de l’inadéquation ou de la défaillance des systèmes, de l’infrastructure ou des données informatiques. Ils représentent une menace importante et croissante pour les activités, les opérations et la stabilité des secteurs qu’elle réglemente.

Cette ligne directrice s’applique à toutes les entités et les personnes réglementées par l’ARSF. Pour tous les secteurs, elle indique ce qui suit :

• Interprétation des exigences réglementaires existantes
  • Elle fait référence principalement aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
• Information sur les pratiques pour une gestion efficace des risques liés aux TI
  • Elle mentionne sept bonnes pratiques et les résultats souhaités.
• Approche pour la transmission d’un avis à l’ARSF en cas d’incidents importants découlant des risques liés aux TI
  •  Elle introduit le protocole pour les incidents découlant de risques liés aux TI.
  • Elle mentionne les incidents découlant des risques liés aux TI pour lesquels l’ARSF s’attend à être informée.

Cette ligne directrice contient également des parties spécifiques à des secteurs. Plus précisément, pour les régimes de retraite, elle réfère à la Loi sur les régimes de retraite (LRR) et aux devoirs fiduciaires des administrateurs. Les administrateurs doivent s’assurer que tout document contenant des renseignements personnels transmis par voie électronique utilise un système d’information sécurisé qui oblige le destinataire à s’identifier avant d’accéder au document.

Cette ligne directrice a pour objectif de protéger les bénéficiaires de régimes de retraite, de promouvoir le dépôt des modifications dans les délais impartis et de favoriser une gestion efficace des régimes.

Elle comprend :

• de l’information concernant l’interprétation de certaines dispositions de la LRR relatives aux modifications ayant des effets rétroactifs défavorables (telles que définies dans la ligne directrice); et
• des détails relatifs à l’approche de l’ARSF en ce qui a trait aux :
  • modifications ayant des effets rétroactifs défavorables (y compris celles visant à rectifier des erreurs de rédaction dans les dispositions d’un régime);
  • modifications qui visent à remplacer par un taux d’indexation fixe une formule d’indexation variable à l’égard de prestations déjà accumulées;
  •  exigences en matière d’avis pour certaines modifications défavorables.

Les modifications ayant des effets rétroactifs défavorables sont décrites comme des modifications qui :

• pourraient entraîner des répercussions défavorables sur les droits des participants ou des bénéficiaires, ou sur leurs prestations; et
• entreraient en vigueur à une date antérieure au dépôt de la modification auprès de l’ARSF.

L’ARSF interdit généralement de telles modifications en vertu de la LRR. Cependant, des exceptions peuvent s’appliquer si la modification n’est pas réellement considérée comme ayant un effet défavorable. La ligne directrice établit les circonstances dans lesquelles l’ARSF peut utiliser son pouvoir discrétionnaire lors de l’enregistrement d’une telle modification. C’est le cas lorsque l’administrateur peut démontrer que :

• Les effets rétroactifs défavorables sur les droits et prestations des participants et bénéficiaires ne sont pas significatifs; et
• Ces effets sont compensés par des considérations de transparence, de vraisemblance et d’équité.

La ligne directrice comprend également des précisions sur les pénalités en cas de non-conformité.

Cette ligne directrice a pour objectif de fournir un aperçu complet de l’interprétation de l’ARSF relative aux rôles et aux responsabilités des administrateurs de régimes de retraite.

Elle aborde les éléments suivants :

• Le rôle de l’administrateur
• Qui peut être un administrateur
• Les responsabilités
• Les obligations fiduciaires
• Les fournisseurs de services
• Les dépenses administratives
• La communication de l’information aux bénéficiaires
• La politique de gouvernance

Les sections suivantes ont également été ajoutées par rapport à la version précédente de cette ligne directrice :

• La conservation des dossiers
• Les plaintes et demandes de renseignements

Les spécialistes de Normandin Beaudry continuent de suivre de près le secteur des régimes de retraite de l’Ontario ainsi que l’évolution des activités de l’ARSF. Notre équipe vous informera des développements. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec nous.