L'utilisation du numéro dassurance sociale (NAS) comme numéro d'identification dans les bases de données des assureurs

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La protection des renseignements personnels est un souci grandissant pour les employeurs et les employés. Le 1^er janvier 2001, la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques est entrée en vigueur afin d’assurer une meilleure protection du droit à la vie privée des individus, notamment de leur numéro d’assurance sociale (ci-après appelé NAS). Plusieurs recommandations ont été émises : par exemple, la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) s’oppose à l’utilisation du NAS comme numéro d’identification du participant à un régime d’assurance.

Malgré la recommandation de la CAI, plusieurs assureurs permettent toujours l’utilisation du NAS comme numéro d’identification des participants.

Afin de faire le point, nous avons effectué, en janvier dernier, un sondage auprès des principaux assureurs concernant l’utilisation du NAS comme numéro d’identification dans leurs bases de données. La majorité des assureurs ont accepté de participer à ce sondage. Un sommaire des résultats obtenus est présenté ci-après.

Les résultats démontrent que :

• Pour leurs anciens clients ⁽¹⁾, la majorité des assureurs permettent encore l’utilisation du NAS comme numéro d'identification;
• Pour leurs nouveaux clients ⁽²⁾, les assureurs ne recommandent pas ou interdisent l'utilisation du NAS comme numéro d'identification.

En ce qui a trait à la conversion du numéro d'identification vers un autre numéro que le NAS :

• Certains assureurs suggèrent la conversion à leurs clients alors que d'autres effectuent la conversion seulement à la demande de ces derniers;
• Seulement deux des huit assureurs, ayant participé au sondage, exigent des frais pour la conversion des numéros d’identification et un troisième se réserve le droit d’en charger à certains clients comportant des particularités spécifiques;

Il est à noter que, dans le contexte d’un régime d’assurance salaire de courte ou de longue durée pour lequel les prestations sont imposables, l’assureur se doit de connaître le NAS des participants invalides. Pour cette raison, l’assureur devra donc conserver les NAS dans ses bases de données, mais ceux-ci ne seront pas nécessairement utilisés comme numéro d’identification. Cette procédure évite ainsi des démarches supplémentaires pour tout nouveau cas d’invalidité.

Si votre assureur utilise présentement le NAS pour l’identification des employés et que cette situation vous préoccupe, nous vous suggérons d’en discuter avec ce dernier.

⁽¹⁾ Clients déjà assurés avec l'assureur lorsque ce dernier a décidé d'interdire l'utilisation du NAS comme numéro d'identification ou de recommander l'utilisation d’un numéro d'identification différent du NAS.
⁽²⁾ Clients dont le contrat d’assurance est entré en vigueur après que l’assureur ait décidé d'interdire l'utilisation du NAS comme numéro d'identification ou de recommander l'utilisation d’un numéro d'identification différent du NAS.
⁽³⁾ L'assureur recommande l'utilisation d’un numéro d'identification autre que le NAS, mais ne l'interdit pas.
⁽⁴⁾ Des frais pourraient être exigés pour des clients présentant des caractéristiques particulières. 

Pour obtenir plus de renseignements à ce sujet, communiquez avec les conseillers de Normandin Beaudry.