septembre 2022

Bonne gouvernance et régime de retraite : ce que la pandémie nous a appris

La pandémie de COVID-19 a obligé les administrateurs de régimes de retraite à changer rapidement leurs façons de faire. Des communications jusqu’aux analyses financières, les régimes de retraite ont évolué et se sont adaptés. Aujourd’hui, deux ans plus tard, la reprise d’une certaine normalité n’a pas à signifier un retour à nos anciennes méthodes. À la lumière des constats soulevés par la pandémie, il est maintenant temps de décider quelle voie poursuivre. Nous avons rassemblé quelques bonnes pratiques à garder en tête lors de cette réflexion.

Communication aux participants de régimes de retraite

La distanciation sociale a accéléré le passage des modes de communication papier vers le mode électronique, pour leur efficacité et leur convivialité. Sauf indication contraire, les communications électroniques sont tout aussi valides que les communications traditionnelles. Voici quelques considérations à garder en tête dans le choix du format de communication :

Bonne pratique : Passez en revue et mettez à jour vos outils de communication, plus particulièrement si vous décidez de privilégier le mode numérique. Il s’agit d’une occasion de fournir aux participants du contenu simple et intéressant, plus adapté à leurs besoins, tout en vous assurant du respect des directives applicables.

Réunions virtuelles, en personne ou les deux?

Assemblées annuelles, comités de retraite, ateliers sur la préretraite, ces réunions se sont tenues virtuellement par obligation durant la pandémie. Pour vos prochaines réunions, optez pour le format qui encouragera la présence et la participation :

  • Virtuel : pratique et accessible dans certains cas.
  • En personne : favorise les échanges et la mobilisation. Il vous sera plus facile d’évaluer le degré de compréhension de l’auditoire.
  • Hybride : solution flexible qui peut rejoindre plus de gens, mais aussi s’avérer plus difficile à mettre en place ou ne pas convenir à certaines réunions. Si cette solution ne répond pas à vos besoins, envisagez de tenir deux réunions séparément : une séance virtuelle et une autre en personne.

Bonne pratique : Pour déterminer le format des prochaines réunions, considérez différents facteurs, comme l’ordre du jour, le nombre de participants, la fréquence de vos réunions, l’emplacement des personnes présentes et la langue. Vous devriez également parcourir vos politiques internes et la réglementation applicable pour vous assurer que les réunions virtuelles ou hybrides sont permises et appropriées (p. ex., dans certains cas si un vote est requis). Si ce n’est pas le cas, envisagez de modifier les politiques internes pour les adapter à vos nouveaux besoins et nouvelles pratiques.

Certificat de vie

L’envoi périodique de certificats de vie aux rentiers est une bonne pratique qui a été mise sur pause ou modifiée pendant la pandémie. Ces modifications incluaient :

  • L’acceptation de confirmations par appel, en remplacement du formulaire
  • La réception des formulaires par courriel
  • L’acceptation des formulaires remplis, mais non signés par un témoin

Il continue d’être important de tenir compte des besoins des gens à qui vous vous adressez. Par exemple, si seulement certains rentiers ont accès à Internet, le courriel n’est peut-être pas une option de communication viable. Le courrier traditionnel a parfois posé problème durant la pandémie et, par conséquent, vous devez disposer d’une variété d’options pour vérifier que vos rentiers sont toujours en vie.

Bonne pratique : Si vous n’avez pas émis de certificats de vie depuis plus de trois ans, vous devriez envisager d’entamer le processus de vérification de survie dès maintenant, surtout si une évaluation actuarielle ou un achat de rentes est prévu prochainement. La mise à jour de votre base de données de rentiers pourrait générer des économies supplémentaires pour le régime de retraite que vous administrez. Pour les rentes assurées, la plupart des contrats exigent que l’administrateur du régime émette un certificat de vie à une fréquence prédéterminée.

Établissement plus fréquent du degré de solvabilité - régimes enregistrés au Québec

Il est maintenant possible, pour les régimes à prestations déterminées enregistrés au Québec, de déterminer plus d’une fois par année le degré de solvabilité utilisé en ce qui concerne l’acquittement des droits des participants. Cette nouveauté fait suite aux mesures d’assouplissement temporaires mises en place pendant la pandémie par Retraite Québec exigeant une mise à jour mensuelle du degré de solvabilité.

Bonne pratique : Interrogez-vous sur la fréquence de mise à jour du degré de solvabilité la plus appropriée pour votre régime de retraite (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Voici quelques éléments à considérer lors de votre réflexion :

  • Amélioration de l’équité entre les participants grâce à un établissement plus fréquent du degré de solvabilité, puisque les droits versés reflètent davantage la situation financière du régime.
  • Plus le contexte économique est volatile, plus une mise à jour fréquente s’avère pertinente. Nous observons de plus en plus d’administrateurs optant pour une fréquence de calcul trimestrielle, ce qui est un excellent compromis pour assurer l’équité entre les participants.
  • Les outils et processus pour estimer les degrés mensuels ont déjà été mis en place.
  • Il est à noter qu’il est possible de calculer le degré seulement lorsque la valeur des droits d’un participant doit être établie.
Suivi de la santé financière

Dans le contexte de forte volatilité des marchés engendrée par la pandémie, de nombreux administrateurs ont fait des suivis ponctuels de la situation financière de leur régime, aussi bien sur une base de capitalisation que de solvabilité. Rappelons qu’en analysant à la fois les rendements de la caisse de retraite, l’évolution du passif actuariel et les mécanismes de financement, on obtient un portrait juste de la situation du régime. Le suivi des rendements de la caisse ne peut, à lui seul, fournir des renseignements sur la santé financière du régime.

Bonne pratique : Une analyse plus fréquente de la situation financière du régime favorise la prise de meilleures décisions stratégiques quant au financement et à la gestion des risques. Cette pratique peut toutefois mettre en lumière la volatilité des marchés. Il importe donc de garder la tête froide, tout en continuant d’appliquer les principes de financement et d’investissement établis.

Il est essentiel de maintenir une saine gouvernance adaptée au nouveau contexte postpandémique. Soyez proactif en vous demandant maintenant quelles sont les bonnes pratiques de gouvernance pour votre régime.

Nous vous invitons à communiquer avec votre conseiller Normandin Beaudry ou à nous écrire pour obtenir de l’aide dans cette démarche.

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