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Réceptionniste

Lieu de travail : MontréalRéceptionnisteTemporaire 6 mois | Possibilité de permanence

Date limite : 4 mai 2022

Fondée en 1992, Normandin Beaudry est aujourd’hui un joueur de premier plan dans l’univers de la consultation. De ses bureaux de Montréal, de Toronto et de Québec, elle génère performance humaine et financière chez ses clients par l’excellence de ses spécialistes animés par la rémunération globale. Près de 300 employés servent la clientèle pancanadienne de Normandin Beaudry en offrant des services-conseils dans huit champs d’expertise : retraite et épargne, gestion d’actifs, assurance collective, rémunération, santé et performance, communication et administration des régimes de retraite.

 

Nous sommes à la recherche d’une personne à la réception. Ce poste est permanent avec une période de probation de 3 mois. Sous la responsabilité de la conseillère en services administratifs et en collaboration avec les commis et les membres du centre de services partagés (CSP), la personne qui occupe le poste sera appelée, entre autres, à :

Principales responsabilités

  • Accueillir les visiteurs, leur indiquer le vestiaire et les faire patienter. Aviser les collègues à l’interne de l’arrivée de visiteurs
  • Recevoir et acheminer les appels téléphoniques externes pour nos bureaux de Montréal, Québec et Toronto
  • Trier le courrier, remettre le courrier confidentiel à finances ou Expérience NB, faire distribuer le courrier par les commis
  • Vérifier les courriels de la boîte générale, effectuer les actions qui s’imposent
  • Préparer et recevoir les envois par messager
  • Gérer les cartes d’accès des visiteurs et voir à leur récupération
  • S’assurer de la propreté de la réception, de salles de conférence et de la cuisinette pour les visiteurs
  • S’assurer du bon fonctionnement de l’équipement des salles de conférences et aviser qui de droit des bris, réallouer les salles en cas de conflit en collaboration avec les CSP. Réserver les salles de réunion ailleurs dans l’édifice, s’il y a lieu
  • Changer mensuellement le mot de passe du wifi des visiteurs et le communiquer à ceux qui en ont besoin
  • Commander des repas pour des rencontres avec des visiteurs, commander des fleurs pour diverses occasions
  • Chaque lundi, afficher les souhaits d’anniversaire sur le babillard interne
  • Tenir à jour le calendrier des formations internes à venir
  • Soutenir les CSP en cas de besoin
  • Inscrire les employés à des conférences externes
  • Effectuer toute autre tâche reliée au service à la clientèle interne et externe

Qualifications

  • Vous devez détenir un diplôme d’études professionnelles en bureautique ou une attestation d’étude collégiale en bureautique, jumelé à une expérience pertinente d’au moins un an. Vous devez également être disposé à travailler de notre bureau de Montréal, avec des collaborateurs sur place et à distance. L’expérience dans une firme professionnelle serait un atout.
  • Vous devez également démontrer que vous possédez les habiletés suivantes :
    • Adhésion aux valeurs de Normandin Beaudry : excellence, respect, initiative, collégialité.
    • Bonnes connaissances de la Suite Office (Excel, Word, PowerPoint)
    • Bonne maîtrise du français et de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit
    • Aptitudes en service à la clientèle
    • Capacité de traiter plusieurs dossiers simultanément et de bien établir les priorités
    • Capacité de s’adapter facilement au changement
    • Sens de l’organisation
    • Imputabilité
    • Faire preuve d’un bon jugement
    • Autonomie et débrouillardise

Seuls les personnes sélectionnées seront contactées.

Normandin Beaudry favorise un milieu de travail inclusif, où le respect des autres et de leurs différences est valorisé. Nous recherchons des candidatures diverses afin de nous doter de talents variés et à valeur ajoutée pour la firme. Si vous vivez avec un handicap nécessitant des arrangements spéciaux adaptés à votre situation pendant le processus de sélection, veuillez s’il vous plaît nous en faire part.

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    Nos coordonnées

    general@normandin-beaudry.ca

    Montréal

    630, boul. René-Lévesque O., 30e étage
    Montréal, QC H3B 1S6

    514-285-1122

    Toronto

    155, avenue University, bureau 1805
    Toronto, ON M5H 3B7

    416-285-0251

    Québec

    1751, rue du Marais, bureau 300
    Québec, QC G1M 0A2

    418-634-1122